Conservez les données projets

Actualité publiée le 12/11/2019

Dans une agence web, les projets peuvent être nombreux. Toutes les agences web sont amenées un jour ou l’autre à rencontrer la situation où un client reviens vers vous car son site à été pollué par un malware ou vous demande simplement de modifier un graphique ou une petite animation flash.

Le “hic” c’est que vous enchaînez tellement les projets l’un après l’autre que les données relatives à ces projets sont éparpillées entre le chef de projet, les intégrateurs, les infographistes, les développeurs, et souvent sous plusieurs versions… Vous allez passer beaucoup de temps à chercher ces données et à vérifier les versions. ça pourrait prendre plusieurs heures !
Il y a de fortes chances aussi que l’intégrateur ou le designer qui possédait les sources a quitté l’équipe, là vous-vous retrouverez probablement dans une mauvaise situation dans laquelle vous serez obligé de recréer les sources, de plus il vous sera impossible de facturer au client ce supplément de travail.

Il n’y a pas de meilleure situation pour une agence web que de rendre un client heureux en étant efficace à ce niveau. Votre client saura apprécier votre organisation/réactivité et vous nouerez avec lui une relation de confiance durable.

Nos Conseils:

Organisez vos données dans une arborescence de dossiers, selon la façon suivante:

  • CLIENT 1
    • URL DU SITE1
      (l’url du site reste un identifiant unique efficace)
    • URL DU SITE2
      (en utilisant l’url du site vous éviterez les doublons)
  • CLIENT 2
    • URL DU SITE1
    • URL DU SITE2
  • Etc…

Centralisez vos données projets en utilisant Dropbox (ou équivalent) avec votre équipe :

  • Chaque membre de votre équipe pourra installer l’application Dropbox sur son ordinateur et aura accès aux données à quelques clics de souris dans un dossier spécial. Vous ne perdrez plus de temps à vous échanger des emails ou des données.
  • Même si un membre de l’équipe quitte le groupe, et que son ordinateur est formaté, les données restent là disponibles.
  • La solution est peu coûteuse: 9.99$ par mois pour un espace de 1 000 Go: Je dirais même que vous gagnerez de l’argent, car imaginez le nombre d’heures que chacun de votre équipe passera pour juste “chercher” les données au lieu d’être productif ?
  • Vos données seront sauvegardée en ligne, même en cas de catastrophe (feu, inondation, etc…), même si vous perdez tout votre matériel informatique, vos données restent sauvegardées.
  • En cas de coupure d’accès internet ou d’interruption du service Dropbox vous avez toujours accès à vos données en local.
  • Avec Dropbox, vous pourrez facilement envoyer les fichiers volumineux sans devoir télécharger les données et les réexpédier, ça vous prendra beaucoup moins de temps, vous économiserez votre bande passante, et vous pourrez le faire même via un smatphone si vous n’êtes pas au bureau.
  • Dropbox synchronise les données entre les ordinateurs de l’équipe en passant par le réseau local s’ils se trouvent sur le même réseau. La bande passante est donc optimisée.

En résumé:

  • Centralisez vos donnée et archivez les régulièrement: Prenez quelques minutes par jour ou par semaine de vous assurer que l’équipe utilise bien ce dossier centralisé pour archiver les données. Vous consommerez quelques minutes de votre temps mais vous gagnerez des heures de recherche.
  • Vous gagnerez en efficacité et en rapidité dans l’équipe.
  • Vous gagnerez la confiance durable de vos clients qui vous généreront des revenus.
  • Vous serez plus serein pour vos données qui seront en lieu sûr.

PS: Nous parlons ici de Dropbox, mais d’autres services sont tout autant valables comme: Google Drive, Box.com, Skydrive, Amazon Cloud Drive, HubiC, … Ils sont bien trop nombreux pour le citer tous ici. Nous avons parlé de Dropbox car nous estimons qu’il s’agit du meilleur rapport qualité/prix du marché.

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